Какие существуют требования к оформлению документов

Оформление документов, в том числе и договоров, требует определенных знаний. Как минимум, это тщательное соблюдение ГОСТов, нормативов и общепринятых требований. Конечно, даже нотариусы не всегда знают все правила оформления. Поэтому следует досконально проверять каждый пункт.

Прежде, чем разбираться в оформительских требованиях, следует определиться, что такое документ. Также надо понимать тот факт, для чего необходимо соблюдать заключение сделки в письменном виде.

Документом является любой материальный носитель, в котором «заложена» конкретная информационная база. Поэтому договором может служить не только печатная форма, но и обычный компьютерный диск, пленка или фотография. Подобные документы подписываются цифровою подписью и считаются действительными.

Структурные элементы документа

Документ представляет собою информацию, относящуюся к конкретной сделки. Поэтому, независимо от тематики, сферы услуг и выполнения работ официальная бумага должна содержать в себе основную информацию.

1. Титульный лист, в котором прописываются наименования компаний, физлица.
2. Предисловие – основная мысль заключения договорных обязательств.
3. Содержание включает в себя список разделов.
4. Введение.
5. Наименования, которые имеют отношение к заключению сделки. Здесь прописываются материалы, размеры, цвета и прочие характеристики.
6. Требования.
7. Приложения, если такие имеются (графики, чертежи, эскизы, фотографии).
8. Библиографические данные при необходимости.

Основные требования к оформлению документов

В России разработаны специальные ГОСТы, накладывающие ограничения и правила на все типы документов. Поэтому не стоит пренебрегать общепринятыми требованиями.

1. Нумерация разделов и их наименование располагается по центру листа.
2. Размер листа должен быть А4. При этом не зависит объем текста, его содержание. Реже встречаются специальные бланки формата А6, которые используются в определенных сферах деятельности.
3. Поля документа – это важная часть оформления официальных бумаг. Их необходимо выдерживать в определенных рамках. Это позволяет подкалывать документы в папки без боязни проколоть/прошить часть подписанного текста.
4. Шрифт документа должен соответствовать размеру 12.
5. Абзацы в документах не отделяются отдельной строкою.
6. Подпись под документом должна быть обязательна. Если документ заключается юридическим лицом, то печать и должность должны быть проставлены вместе с подписью. Физическому лицу предписывается указывать фамилию и инициалы.
7. Дата документа всегда проставляется в 2-х местах. На титульном листе указывается сразу под шапкой. Далее требуется указать дату в самом конце документа.
8. Реквизиты юридических лиц и физических указываются в самом конце документа. В ГОСТе Р.6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" имеются формуляры-образцы документов. Из них можно понять, как правильно оформлять документ.

Прочтите также: