Номенклатура дел структурного подразделения организации

Номенклатура дел структурного подразделения по сути является реестром дел любого типа, от кадровых до бухгалтерских, которые входят в общее понятие делопроизводства подразделения предприятия или организации. Составляется номенклатура в соответствии с правилами систематизации внутренних документов предприятия, установленными различными нормативными и подзаконными актами.

Необходимость в составлении

Любое предприятие (организация) в процессе своего функционирования «обрастает» в конечном итоге, массой документации.

В соответствии с правилами делопроизводства, документы могут дифференцироваться по сроку их хранения, а сроки хранения, в свою очередь, дифференцируются по признаку важности документа.

Правильно и систематически составляемая номенклатура дел позволяет учитывать и систематизировать документы по мере их поступления (издания), обеспечивая соблюдение сроков их хранения.

Правовое регулирование

Основными подзаконными актами, регламентирующими ведение номенклатуры, являются:

• утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
• Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 года о порядке учета архивных документов в государственных и муниципальных органах.

Так, Свод правил Росархива не только утверждает унифицированную форму номенклатуры, но и стипулирует их электронные форматы.

Сроки хранения документов в архивах предприятий и организаций устанавливаются приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года. Так, в соответствии с этим приказом, устанавливается реестр наиболее типичных документов любого юридического лица, и, в соответствии с их отличительными характеристиками, определяется срок их хранения.

Порядок работы

При составлении номенклатуры следует исходить из двух основополагающих принципов — значимости документа и хронологии. Речь, в данном случае, идет не только об оценке характеристик документа, но и о порядке их размещения в реестре.

Так, расположение по значимости в номенклатуре идет в порядке убывания от более значимых к менее значимым. Например, документы, так или иначе связанные с правоустанавливающими фактами, должны располагаться выше, чем, скажем, документы о замене электропроводки в кабинете.

Соблюдение принципа хронологии будет заключаться в расположении документов по мере их убывания, то есть от нового к старому.

Алгоритм работы с номенклатурой можно представить в следующем виде:

• Номенклатура составляется в текущем году на следующий год. Обязанность по составлению макулатуры может как делегироваться определенному работнику, так и находится в обязанности руководителя структурного подразделения;
• архивариус предприятия или заведующий канцелярией проверяет составленную номенклатуру на предмет верности указанных сроков;
• номенклатура подписывается руководителем подразделения и интегрируется в общую номенклатуру предприятия или организации.

Структура

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

1. »шапка», содержащая в себе наименование организации, место составления документа, название самого документа;
2. собственно номенклатура дел;
3. отметки о согласовании с руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании ЭК (ЭПК) учреждения с указанием даты и номера протокола заседания комиссии;
4. итоговую запись номенклатуры;
5. подписи руководителя, архивариуса или заведующего канцелярией.

Индексирование дел

Под индексом понимается номер дела. По правилам делопроизводства, номер должен давать сведения не только о количественном учете документа, но и представлять его идентификационные характеристики.

В судопроизводстве, например, номер предоставляет сведения об отнесении дела к определенной отрасли права, о дате поступления и дате рассмотрения дела. Например:

• уголовные — 1 (цифровое обозначение уголовных дел) — 890 (годовой порядковый номер регистрации) / 2019 (год вынесения приговора);
• гражданские — 2 (цифровое обозначение гражданских дел) — 2211 (годовой порядковый номер) / 2020 (год вынесения решения).

В делопроизводстве предприятий индексирование происходит примерно по той же схеме. В индекс включаются:

• цифровое обозначение подразделения;
• номер самого дела по порядку его регистрации.

Номера подразделений являются постоянными и могут быть изменены лишь в случае организационных модификаций. Например, если экономический отдел входит в состав экономического управления, имеющего свой индекс «04», индекс «Положения об экономическом отделе» будет выглядеть как «04.3-1»

С целью недопущения — нарушений внутренней структуры номенклатуры в случае появления новых документов, рекомендуется резервировать порядковые номера. В противном случае будут появляться так называемые «дубли», которым придется присваивать дополнительные буквенные обозначения, например, « 02.01 — 64А».

Заголовки

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке.

Порядок расположения заголовков будет соответствовать приведенной ниже схеме:

1. номенклатура дел;
2. уставная часть, характеризующая структурное подразделение;
3. должностные инструкции;
4. документы регламентирующего, дисциплинарного или директивного содержания, поступившие от вышестоящих органов;
5. внутренняя регламентация;
6. отчетные документы в порядке убывания — год, полугодие, квартал, месяц, декада;
7. письма от/к контрагентам и сторонним организациям;
8. внутренняя корреспонденция;
9. регистрационные журналы, почтовые реестры и прочее.

Заголовок должен быть предельно ясным. Например, дело «корреспонденция по сторонним организациям» должно быть подразделено, например, на «Письма в налоговую инспекцию» и «Переписка по договорам поставки».

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Ограничение по объему

Как правило, в одном томе не должно содержаться более 250 листов, если лимит на количество листов превышен — заводится второй том. При этом в заголовке следует указать номер тома и включенные в каждый том объемы информации по месяцам, например «с 01.01.2018 по 01.06.2018 г.».

Отметки по срокам

Существуют следующие вариации отметок о сроках хранения:

1. постоянное хранение;
2. длительное хранение (например, 75 лет, 10 лет);
3. временное хранение (до 10 лет);
4. по мере необходимости;
5. до замены новыми;
6. ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки (примечания)

В этом разделе проставляются:

• отметки об убытии дел;
• отметки о повреждениях;
• отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Хранение

Номенклатура относится к документам постоянного хранения. Как правило, она вводится в действие на год приказом руководителя организации и начинает действовать по приказу с 1 января следующего года.