Накладная на отпуск талонов на ГСМ

На предприятиях с собственным автомобильным парком, наряду с расчетом наличными средствами за покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ), используются талоны на получение ГСМ. После заключения между предприятием и автозаправочной станцией договора, талоны передаются материально ответственному лицу предприятия по накладной на отпуск талонов ГСМ (далее - накладная). Накладная используется для бухгалтерского и складского учета ГСМ в деятельности предприятия, является основанием к оприходованию талонов, и является средством для исключения фактов использования ГСМ на непроизводственные нужды. К ГСМ относятся такие виды материалов, как: - топливо, к которому относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ, - смазочные материалы, в эту группу материалов входят моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки, - специальные тормозные и охлаждающие жидкости.

Как заполняется накладная на отпуск талонов на ГСМ

Накладная заполняется на предприятиях автозаправочных станций сотрудником бухгалтерии. Накладная представляет собой документ с таблицей, в которую вносятся следующие сведения:

• наименование организации-поставщика ГСМ;
• дата и регистрационный номер накладной;
• основание для выдачи ГСМ (договор купли-продажи, договор поставки и др.);
• сведения о ГСМ (наименование, единицы измерения, количество, плотность, количество в литрах, цена за единицу, сумма, порядковый номер записи);
• общее количество переданных талонов, указанных прописью с записью суммы;
• сведения о должностных лицах, выдавших и получающих талоны (должность, ФИО);
• на обратной стороне бланка накладной указывается расшифровка переданных талонов (наименование нефтепродуктов, купюры, серии, номера и количество талонов).

Форма накладной утверждается, наряду с первичными документами, приказом по предприятию как приложение к учетной политике. Накладная оформляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны заключенного договора купли-продажи. Лица, которым выданы талоны, должны в этот же день передать их наряду с накладной сотруднику предприятия, назначенным приказом по предприятию материально ответственным лицом, для дальнейшего оприходования талонов и обеспечения хранения. Хранение накладной, по установленным законом правилам, осуществляется в течение 5 лет.

Нормативные документы, регламентирующие ведение накладной на отпуск талонов на ГСМ

Форма накладной закреплена в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Министерством сельского хозяйства Российской Федерации 16 мая 2005.