Лист использования документов

Лист использования документов специально выделяется в делопроизводстве для регистрации тех документов, которые послужили началом делопроизводственного процесса по какой-либо теме или вопросу.

На листах использования помещаются сведения о том, кем, когда и какие документы были использованы в процессе подготовки документа, а также указывается их количество и номера, если они известны. При небольшом документообороте листы использования можно не оформлять.

Для чего нужен лист использования документов

1. Для облегчения работы с основными (первоначальными) расходными операциями. Это означает что сотрудник в любой момент сможет найти все необходимые ему документы и посмотреть, как они используются в данном конкретном документе.
2. Для работы без ошибок. Сотрудник в любой момент может проверить, какие документы использованы при выполнении той или иной операции. В случае ошибки он сможет сразу же ее исправить, не дожидаясь следующей даты действия документа.
3. Для ускорения работы. На основании исходных документов легче составить отчет за день/неделю/месяц/квартал/год.
4. Для проверки правильности отражения операций в соответствии с учетной политикой организации и внутренними стандартами.
5. Для контроля соответствия фактических данных бухгалтерскому учету.

Какую информацию содержит лист использования документов?

Лист использования документов составляется на основании акта сдачи-приёмки выполненных работ. В листе использования документов указываются следующие данные:

• дата использования документа;
• данные автора (фамилия, имя, отчество, место работы и должность, реквизиты документа о регистрации);
• название документа, дата его выдачи;
• на каком оборудовании и в каких количествах документ был использован;
• время использования документа.

Лист использования документов относится к документам строгой отчетности и имеет ряд преимуществ:

1. Возможность учета использования документов в рамках одной организации.
2. Возможность контроля за использованием документов.
3. Возможность определения объема документов, подлежащих утилизации.
4. Возможность проверки фактов использования документации и наличия копий.

Как заполняется лист использования документов?

Лист использования документов состоит из двух разделов. В первом разделе указываются используемые документы. Их перечень следует приводить в порядке, отражающем их передачу на уничтожение.

Второй раздел листа относится к самому уничтожению документов. Это может быть уничтожение полностью или частично, уничтожение отдельных единиц документов с пометкой «ДМН», а также уничтожение документов без пометки.

Важно!

При уничтожении документов уничтожаются только те листы, которые были использованы в деле, но не были помечены как подлежащие уничтожению (не являются бланком строгой отчетности).

Заполнение листа использования документов

1. На листе можно указать только те документы, по которым не производилась передача документов на уничтожение.
2. В первом разделе можно указывать только те документы за отчетный период, передача которых на уничтожение не производилась.
3. Передачу на уничтожение надо отражать в разделе III, поскольку в первом разделе такие документы не указываются.

Образец заполнения

1. В графе 1 указывается дата начала и дата завершения использования документа.
2. В графе 2 указываются фамилия и инициалы заявителя.
3. В графах 3 и 4 указывается должность и фамилия лица, к которому относится заявление (представитель заявителя).
4. В графах 5 и 6 указываются соответствующие номера документа (из документа), подтверждающего полномочия представителя, и реквизиты документа, удостоверяющего его личность.
5. В графе 7 следует указать, кем выдан документ. 6.
6. В графе 8 указывается наименование документа, подтверждающего право на получение услуги (указывается вид документа в соответствии с Перечнем), фамилию и инициалы должностного лица, ответственного за делопроизводство.
7. В графе 9 следует поставить текущую дату.

Лист использования документов состоит из двух частей, которые должны быть прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью организации.

Где применяется лист использования документов?

1. В бухгалтерском учёте (для оформления первичной документации, например накладных и т.п.).
2. В налоговом учете.
3. В делопроизводстве (для ведения учета и архива документов).
4. В системах электронного документооборота.
5. В электронной коммерции.
6. В управлении.
7. В менеджменте.
8. В маркетинге и PR.
9. В HR-менеджменте.
10. В HR в IT-сфере.

Лист использования документов очень большой и содержит несколько приложений.

Для определения основных направлений работы с документом, необходимых для его изучения, необходимо сделать следующие действия:

1. Составить перечень видов документов, входящих в лист использования.
2. Определить назначение и виды документов по каждому листу использования.
3. Установить сроки использования каждого документа.
4. Проанализировать назначение и сроки использования документов.
5. Определить объем работ, необходимый для создания копии документа, и источники финансирования этой работы.
6. Внести изменения и дополнения в лист использования (при наличии в этом необходимости).
7. Провести проверку правильности использования листа использования документов в работе.

Цель проверки – проверить правильность определения видов и назначения документов и сроков их использования в процессе работы.