Книга учета поступления и выбытия документов

Книга учета поступления и выбытия документов является формой, в которой фиксируется перемещение документов архива предприятия, а также городского или ведомственного архивного учреждения.

Назначение документа

Согласно законодательству, регламентирующему ведение архивного дела в Российской Федерации, в функции архива входят следующие:

1. ответственное хранение документации, обеспечение ее сохранности путем соблюдения соответствующего режима (температуры, влажности, освещения) хранилищ, поддержание надлежащего состояния документации;
2. учет документов, то есть создание систематизированного научно-справочного аппарата архива, позволяющего легко и быстро отыскать нужные документы;
3. работа с документами, то есть выделение документов для осуществления справочной и иной работы как сотрудниками самого архива, так и сторонними организациями, ведомствами, судебными органами и т.п.;
4. комплектование архива, то есть пополнение архивного фонда вновь поступающими документами с учетом их ценности.

Книга учета поступления и выбытия документов, таким образом, отражает поступление и выбытие дел в конкретной организации или в конкретном архивном фонде за определенный период времени, обеспечивая, как следствие, выполнение функции учета.

Правовое регламентирование

В сети распространен вариант формы книги учета, одобренный Росархивом в Правилах работы архивов за 2002 год. Считаем своим долгом предупредить наших читателей, что данная форма является устаревшей. В ней, к примеру, разграничение по электронным документам и документам на бумажном носителе.

Более современной является типовая форма, утвержденная Приказом №256 Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года и содержащаяся в Приложении 11 к этому приказу. Данная форма разработана с учетом современных реалий.

Содержание книги

Листы книги учета поступления и выбытия дел (документов) номеруются, а сама книга подшивается (шнуруется) и опечатывается либо печатью архива, либо печатью организации.

На титульном листе книги указываются:

• наименование учреждения;
• название архива учреждения в случае, если архив не является самостоятельным учреждением;
• номер тома;
• даты начала и окончания книги.

В самом книге, обычно в виде таблицы, указываются следующие сведения:

• дата поступления и выбытия дела или документа;
• название учреждения или структурного подразделения, откуда поступили или куда выбыли документы;
• реквизиты дела (документа): номер, дата;
• название и номер фонда (если речь идет об объединенном архиве);
• годы документов согласно описи;
• тип документа (бумажный, электронный, аудиофайл или видеодокумент);
• описание поступивших единиц хранения согласно срокам их хранения (по описи);
• описание выбывших единиц хранения согласно срокам их хранения (по описи);
• количество единиц хранения, поступивших или выбывших без описи;
• примечание.

Внизу составляется итоговая запись, включающая в себя общее количество поступивших в указанном году документов (с дифференциацией по способу оформления – бумажному, электронному, в виде аудио-или видеофайлов и т.д.), а также количество выбывших дел с аналогичным разделением по типам. Данные указываются цифрами и прописью.

Под итоговой записью лицо, составившее сводную запись, указывает свою должность, ФИО, ставит подпись и расшифровку. Ниже ставится подпись начальника архива или начальника отдела документационного обеспечения, если речь идет об архиве организации, указывается дата составления записи.

Книга хранится в архиве постоянно.