Книга учета движения талонов на складе

Книга учета движения талонов на складе это документ, который используется для обеспечения учета и контроля выдачи, а также приема-передачи талонов. Ведение книги учета осуществляется по каждому складу отдельно. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать количество принятых на склад талонов, их возврат, либо передачу их кладовщиком от одного специалиста другому.

Книга является важным и необходимым документом. Она представляет собой тетрадь в твердом переплете. Каждый лист в ней пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. Книга учета движения талонов может быть как в твёрдом переплете, так и в формате А4.

Для чего нужна книга учета движения талонов на складе?

1. Книга служит для учета талонов в разрезе номенклатурных позиций.
2. В книге ведется учет талонов, выданных на ГСМ, ДСТ.
3. В книге регистрируется выдача талонов по конкретным водителям (составляется в 2-х экземплярах).
4. В книге ведется отчет по остатку неиспользованных талонов.
5. Книга позволяет оперативно контролировать расход талонов.
6. Книга обладает хорошей наглядностью, так как имеется возможность просмотра каждого листа за определённый период времени в табличной форме;
7. Книга имеет высокую степень защиты от утраты и случайного уничтожения;
8. Книга может быть распечатана или сохранена в электронном виде в формате Word или Excel.

Как изготавливается книга учета движения талонов на складе?

Книга учета движения талонов на складе изготавливается в виде книги в твердой обложке с несгораемой застежкой. Также книга учета движения талонов может иметь и другую форму с учетом особенностей ведения учета в организации. Бланк книги учета движения талона на склад можно приобрести в типографии или заказать по образцу.

Бланк этой книги должен строго соответствовать форме № М-16. Книга должна вестись по каждому складу отдельно и одновременно – по материально-ответственным лицам. На каждый склад заполняется отдельная книга для учета движения талонов.

В графе «Номер» указывается порядковый номер книги.

Графы «Дата» и «Склад» заполняются по моменту поступления талона. Графа «Материально-ответственное лицо» заполняется после получения талона. При ведении учета талонов по складам в книге не допускается никаких сокращений и исправлений.

Заполнение книги учета движения талонов на складе

Книга учета движения и расходования талонов на услуги — это учетный регистр, который предназначен для отражения сведений по движению талонов ТМЗ и услуг.

В книге учета в первую очередь отражаются сведения о приходе и расходе талонов (приходные и расходные документы). При ведении книги следует использовать шрифт «Times New Roman» с выравниванием шрифта по ширине. Количество корешков должно соответствовать количеству документов, на основании которых осуществляется учет.

Книгу заполняют следующим образом:

1. На титульном листе журнала учета талонов (форма № М-7) в верхней части листа записывается номер по порядку.
2. В графе «Дата» указывается дата приема каждого талона на склад. Талоны на основании накладных по форме № М-11 принимаются складским работником от лиц, получивших их, и записываются в соответствующей графе журнала по мере прихода талонов.
3. В графе «Номер талонной карты» указываются номера тех талонов, по которым в течение месяца были приняты талоны.
4. В графе «Отпущено» записывается общее количество талонов в упаковке.
5. В графе «Остаток» записывается остаток талонов к началу следующего месяца по соответствующему номеру.
6. В графу «Примечание» заносятся необходимые сведения документах, послуживших основанием для приема на склад талонов, и другие записи, связанные с обработкой и выдачей талонов.
7. В графе «Подпись лица, сдавшего талоны» расписывается кладовщик. В графе «Расписка лица, получившего талоны» - лицо, получившее талоны.

Содержание

Книга является документом строгой отчетности. Допускается организация нескольких книг учета движения талонов, при этом количество листов в каждой книге должно быть одинаковым.

Книга должна быть разделена на две части:

• в 1-й части делается запись о выданных талонах;
• во 2-й - о полученных.

Важно! Записи должны быть сделаны шариковой ручкой (чернилами) четко и разборчиво. Помарки и подчистки в книге учета не допускаются. Также книгу можно вести на электронном носителе.

По истечении установленного срока проведения контрольных мероприятий книга учета списывается с бухгалтерского учета.

Книга учета движения талонов на складе содержит следующие сведения:

• номер талона;
• срок действия талона (для нового талона указывается дата выдачи и дата закрытия талона); -
• наименование талона с указанием его назначения (для талона на получение талонов, или для талона расхода);
• фамилия и инициалы ответственного лица, получившего талон; - количество талонов к выдаче из тары;
• остаток талонов;
• подпись лица, ответственного за учет движения талонов;
• дата, до которой действует талон (если талон просрочен, он подлежит замене).

Книга учета движения талонов на складе ведется ответственным лицом по каждому складу, а также в целом по организации.

На каждом складе должен быть список лиц, имеющих право получать талоны, который должен находиться у кладовщика. Талон дает право на получение материальных ценностей только от одного материально-ответственного лица, срок его действия не должен превышать срока действия счета, с которого он выдан. Неиспользованный талон подлежит сдаче на склад с отметкой в учете.