Карточка учета расхода ГСМ автомобилем

Карточка учета расхода ГСМ автомобилем это документ, который используется при отражении фактических данных расхода горючего.

Данные для заполнения карточки расхода ГСМ берутся из путевого листа. Карточка учета расхода бензина не является обязательным документом. При отсутствии документов по учету работы автомобиля (путевого листа), допускается ведение карточки учета расхода ГСМ водителем совместно с механиком.

Для этого оформляется специальное приложение к путевому листу «Карточка учета расхода автомобильного бензина». В карточку учета расхода ГСМ записывается суточный расход бензина по норме и фактически.

После чего данные переносятся в путевой лист. Также можно вести учет расхода ГСМ в электронном виде, тогда, данные будут отражаться в отчетах программы 1С- Рарус: Автосервис.

Карточку учета движения бензина и ГСМ должен вести каждый сотрудник, занятый в работе по перевозке пассажиров или груза.

Для чего нужна карточка учета расхода ГСМ автомобилем

1. Контроль за расходом ГСМ в целом по предприятию.
2. Контроль списания ГСМ на каждую единицу техники
3. Контроль правильности отражения в программе учета операций по расходованию ГСМ.
4. Учет перерасхода ГСМ

А также учет:

• по количеству ГСМ;
• по времени использования ГСМ;
• по ценам ГСМ;
• по нормам потребления ГСМ;
• по категориям автомобилей;
• по месяцам и дням эксплуатации автомобилей

Это очень важный документ, поскольку он позволяет не только определять объем и стоимость ГСМ при планировании расходов в текущем месяце, но также и контролировать остаток ГСМ на складе, чтобы не допустить перерасхода топлива.

Где применяется карточка учета расхода ГСМ

Карточку применяют для контроля за использованием, учетом и списанием ГСМ в различных отраслях промышленности и сельском хозяйстве.

Данные карточки учета расхода ГСМ являются первичными учетными и отражаются в журнале расхода нефтепродуктов по автомобилям. Кроме того, они служат исходным материалом для составления отчетности.

Также карточку применяют в отраслях, связанных с перевозкой пассажиров или груза.

Заверяет карточку учета расхода бензина по каждому автомобилю, работающему на линии, бухгалтерия, отдел снабжения или другой экономический отдел, а заполняет водитель или другое уполномоченное лицо в специальном разделе «Карточка учета расхода горючего».

В зависимости от вида ГСМ карточка учета расхода может заполняться на несколько месяцев вперед.

Содержание

Данные в карточке учёта отражают:

1. Пробег автомобиля за смену.
2. Тип и марку используемого.
3. Сдачу автомобиля в конце смены.
4. Записи о заправке и сливе из расходных баков в течение смены.
5. Расход ГСМ на автомобиль за смену.
6. Остаток ГСМ в баке на начало смены.
7. Остаток ГСМ в баке на конец смены.
8. Пробег за смену.
9. Время простоя в связи с поломкой или другими причинами.
10. Расход на содержание автомобиля (расход бензина на мойку, автомагазин, ТО, ремонт).
11. Остаток на конец месяца.
12. Остаток на начало месяца.

В карточке учета расхода движения ГСМ также содержатся сведения о суммах расходов, связанных с эксплуатацией автотехники по вине водителя, а также данные о наличии у водителя служебного задания.

Карточка учета расхода ГСМ может вестись раздельно по категориям персонала или раздельно для водителей (работников) – работников организаций.

Карточки на горюче-смазочные материалы ведутся отдельно по каждому водителю (работнику), при этом карточки могут состоять из двух частей:

1. Карточка учета расхода горюче-смазочных материалов ведется по каждому автомобилю, водителю по норме расхода и фактически по путевому листу. В ней в обязательном порядке указывается остаток ГСМ на начало смены в количестве, заявленном в графе 3 путевого листа.Остаток ГСМ должен соответствовать фактическому расходу, который указан в путевом листе.
2. Отражение показаний спидометра при выезде на линию и возвращении с линии в пункт (пункт) заправки и в пунктах (пунктах) проведения технического обслуживания и ремонта.

Заполнение карточки учета расхода ГСМ

Карточку заполняют следующим образом:

• в верхней части карточки указывается номер автомобиля, под ним – наименование организации; в графе «Код автомобиля» указываются заводские коды марок автомобилей, а также номера их узлов и агрегатов;
• далее идут графы «Марка автомобиля», «Вид горючего», «Норма расхода в литрах на 100 км пробега», «Расход горючего в литрах за время работы», «Количество заправленного горючего» и «Подпись ответственного лица».
• в нижней части карточки должны стоять подписи всех тех лиц, которые имели доступ к карточке. Если же доступ имеют несколько человек, то подпись ставится каждого из них. Карточка должна быть подписана не позднее чем через два месяца после начала использования автомобиля.

Важно! Карточку учета расхода ГСМ подписывает руководитель предприятия. На основании карточки и данных путевых листов бухгалтер делает записи в журнале учета движения материальных ценностей. К записям в данном документе следует относиться предельно внимательно, так как часто водители заполняют карточку по памяти. От того, насколько точно будут указаны сведения о расходе ГСМ, зависят суммы налогов, которые нужно будет начислить и уплатить в бюджет.

Выводы

Карточка учёта расхода ГСМ незаменимым помощником для любого предприятия, которое занимается транспортными услугами, грузоперевозками или же ведёт хозяйственную деятельность. При этом важно помнить о том, что, ведя учёт расхода горючего, следует строго соблюдать все требования и нормы, прописанные в законодательстве.