Карточка учета работы с организацией

Карточка учета работы с организацией это документ, который составляется при приеме на работу в организацию, а также после увольнения сотрудника.

Карточка ведется в целях учета и контроля результатов труда организации. По форме карточки учета работы и отчетности определяется ее периодичность. Организация может использовать карточку учета работы как образец для оформления аналогичных документов. В этом случае необходимо предусмотреть в ней все необходимые графы и поля для внесения информации.

Для чего нужна карточка учета работы с организацией?

1. На основании данных из карточки учета формируются приказы о повышении оплаты, об изменении условий оплаты, о премировании и т. д.
2. При планировании выплат зарплаты, премий, надбавок и других выплат необходимо учитывать данные из карточки.
3. Данные карточек используются для контроля начисления и соблюдения лимитов расходования средств. Если зарплата или премии выплачиваются в разных валютах.
4. Данные из карточек служат основанием для сверки данных в бухгалтерском учете с данными в первичных документах.
5. Данные карточки используются при контроле соблюдения лимита по оплате труда. Это касается не только заработной платы, но и любых других видов выплат работникам компании.

Где применяется карточка учета работы с организацией?

Карточка учета работы с организацией применяется для учета всех расчетов работодателя с работником независимо от формы оплаты труда. Об этом сказано в части 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ. Карточка может быть оформлена и на другого сотрудника, который работает в организации, если он поступил к вам на работу по трудовому договору (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ).

Такая карточка также применяется в форме журнала учета работы, содержащей сведения о месте регистрации организации (местонахождения), реквизитах банковской карточки, руководителе и главном бухгалтере, наименовании и дате договора, сроке действия, суммах по видам деятельности и т.п.

По этой карточке можно узнать и о других реквизитах, например о номерах расчетных счетов. Карточка ведется в организации в течение календарного года. По истечении года она сдается в архив.

В журнале учтена следующая информация:

• дата предоставления клиенту услуг по договору;
• дата оплаты за предоставленные услуги;
• дата возврата клиенту платежных документов,
• сумма (цифрами) и дата фактической оплаты услуг;
• сумма неустойки.

Какие сведения содержит карточка учета работы с организацией?

В карточке учета работы с организацией указываются все данные о сотруднике. Для каждого сотрудника заполняется своя карточка. На титульном листе карточки указываются реквизиты организации и дата ее составления. Составляется она в одном экземпляре в бухгалтерии. При увольнении работника карточка передается в отдел кадров, а при приеме – возвращается в бухгалтерию.

Карточка также закрепляет сведения о работнике, его должности, количестве отработанных рабочих дней (часов) за текущий месяц и за прошлый год.

При заполнении лицевой стороны карточки указывают:

• фамилию, имя, отчество человека,
• дату и место рождения;
• место жительства;
• вид выполняемой работы;
• данные о полученном профессиональном образовании;
• сведения о повышении квалификации;
• стаж работ: общий, непрерывный, по специальности;
• дату заполнения;
• подпись сотрудника кадров.

Информация на оборотной стороне карточки содержит записи о поощрениях, нарушениях трудовой дисциплины, увольнении.

Содержимое раздела «Сведения о работнике», которое находится на оборотной стороне личной карточки, является основанием при выдаче справок и копий документов. Личная карточка сотрудника является документом первичного учета. Она ведется на каждого работника предприятия. Ее оформление происходит в течение всего периода работы сотрудника.

Как заполняется карточка учета работы с организацией?

В карточке необходимо обязательно отразить следующую информацию:

1. Учётные данные работника, которые должны соответствовать информации в документах, удостоверяющих личность.
2. Идентификационные сведения о должности и стаже работы.
3. Информация о наличии ученой степени, ученого звания, профессиональной квалификации и др.
4. Количество отработанных дней. Количество периодов, за которые производились выплаты (выплаты).
5. Дата увольнения.
6. Дата предоставления отпуска.
7. Дата и номер приказа об увольнении.
8. Дата заполнения, которая указывается в случае, если карточка заполняется впервые.
9. Подпись лица, заполнившего карточку.
10. Печать организации.

Важно! Карточку учета работы с организацией подписывает должностное лицо, которое ответственен за делопроизводство в организации (менеджер по снабжению или кадрам, секретарь и т.д.). Также ответственным лицом за ведение данного документа может выступать сотрудник, уполномоченный на ведение документооборота компании.

Карточку учета можно вести в бумажном или электронном виде.

Выводы

Карточка учета работы с организацией — один из основных документов системы управления охраной труда (СУОТ). Он является частью системы управления охраной труда предприятия, содержащей сведения о состоянии условий и охраны труда, результатах оценки и анализа, функционирования СУОТ со стороны руководства и иных заинтересованных сторон, а также планах мероприятий по обеспечению реализации целей в области охраны труда и результатах их выполнения.

Карточка может использоваться как одна из форм оценки эффективности и результативности положений политики организации.