Карточка пофондового топографического указателя
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 35,5 кб
Карточка пофондового топографического указателя — карточка специального формата, содержащая сведения о составе коллекции и фондах, в которых она находится.
Предназначена для указания названий фондов, дел и предметов коллекции, а также сведений о лицах, которым эти фонды предоставлены для постоянного или долговременного пользования (лицах, являющихся пользователями коллекций).
В карточке содержится краткое описание фонда. В связи с тем, что карточки пофондовых топографических указателей изготавливаются на плотной бумаге, они предназначены для длительного пользования. Однако по возможности их следует помещать в карточные каталоги.
Содержание
Карточка пофондового топографического указателя отражает топографические сведения об объектах, входящих в состав фондов.
Карточки пофондового топографического указателя в том числе содержат сведения о фонде, из которого были извлечены документы.
В начале карточки указывается архивный шифр фонда, крайние даты документов фонда и количество дел по описи. Карточки размещаются в хронологической последовательности по годам их поступления. При отсутствии в фонде заголовков карточек, составляется аннотация на фонд. Картотеки фондов составляются в архиве по типам (хронологическая, топографическая и др.).
Хронологическая картотека фондов архива группирует документы в хронологическом порядке, начиная от наиболее ранних к более поздним.
Для каждого фонда, имеющего сложную внутреннюю организацию (при наличии нескольких подразделений), используется индивидуальная карточка.
Топографические картотеки служат для розыскании и учета документов, находящихся в различных хранилищах одного архива. Историческим фондам присваивается код.
В карточке пофондового указателя отражаются:
- порядковый номер объекта;
- наименование объекта;
- индекс фондодержателя;
- форма собственности фондохранилища;
- дата обнаружения объекта;
- данные о местонахождении объекта (администрация, наименование подразделения и т. п.);
- описание объекта: вид объекта, количество объектов, площадь объекта, год постройки объекта;
- дата последнего капитального ремонта, состояние объекта (выявлен, открыт, закрыт, находится на реставрации); дата заполнения карточки;
- подпись специалиста, заполнившего карточку;
- фамилия, имя, отчество руководителя подразделения.
Карточка заполняется в виде таблицы.
Применение
Карточка пофондового топографического указателя применяется для нескольких целей.
Во-первых, она позволяет систематизировать все фонды по тематическому принципу, обеспечивая при этом максимальную сохранность музейных материалов и их доступность.
Во-вторых, карточка дает возможность создавать тематические картотеки.
В-третьих, ее применение может позволить выделить в коллекциях архива те предметы, которые нуждаются в специальной атрибуции и в дальнейшем изучении.
В-четвёртых, карточки пофондовых топографических указателей позволяют систематизировать фонды архивов по степени их сложности. Эта систематизация необходима для более оперативной научной обработки фондов, для более четкой организации работы архива и, в конечном счете, для его более эффективной работы.
Алгоритм заполнения карточки пофондового топографического указателя.
В карточке пофондовых топографических указателей нужно указать:
- Название фонда, или название фонда (фонды по фондам), или номер фонда.
- Наименование отдела, или номера дел.
- Номер фонда по книге фондообразователя (ГФ), порядковый номер дел в фонде и заголовок дела, а также номер обложки дела.
- Заголовок дела или дела (в том числе по фондам).
- Количество листов в деле.
- Дата заведения дела (если дело уже начато, то указывается дата его образования).
- Примечание (необходимое для характеристики фонда).
- Подпись составителя.
- Для фондов, где отсутствуют дела, нужно записать название подразделения, где находятся фонды.
Важно!
Карточка пофондового топографического указателя подписывается и заверяется редактором фонда. Карточка топографического фонда является первичным источником информации для построения тематического топографического описания.
Основные виды карточек пофондового топографического указателя
Карточка пофондового топографического указателя отражает материалы, имеющие по отношению к фондовому топографическому указателю служебную принадлежность. Из них в карточках выделяются те, которые имеют служебную информацию для других документов и приложений, и те, которые представляют собой самостоятельные коллекции топографических документов.
Карточки топографического указателя с материалами, имеющими служебную принадлежность, делятся на три вида:
- карточки с материалами, включаемыми в указатели в связи с другими изданиями;
- карточки с оригиналами, выдаваемыми в установленном порядке;
- карточки с копиями архивных или других материалов, которые выдаются из фондов в установленном порядке.
Выводы
Карточки пофондового топографического указателя обязательны к составлению и изданию. Работа с ними не должна отнимать у картографов много времени, поэтому необходимо, чтобы она велась регулярно. Кроме того, при составлении таких указателей следует применять самые современные методы обработки информации — компьютерную графику, составление баз данных и т. д.
Скачать образец документа
Скачать в .doc
- Карточка: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Карточка» по всему сайту
- «Карточка пофондового топографического указателя».doc
- Карточка постеллажного топографического указателя
- Карточка учета работы с организацией
- Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
- Аварийная карточка системы информации об опасности
- Аккредитационная карточка журналиста средств массовой информации при Совете депутатов городского поселения Голицыно Одинцовского муниципального района Московской области
- Алфавитная карточка
- Алфавитная карточка пенсионных дел
- Алфавитная карточка на собственника, хранящаяся в архиве бюро технической инвентаризации
- Алфавитная карточка, заполняемая на каждого освидетельствованного военно-врачебной комиссией для определения годности к военной службе в органах внутренних дел Российской Федерации
- Алфавитная карточка на гражданина, поставленного на воинский учет, состоявшего ранее на воинском учете в военном комиссариате другого муниципального образования