Карточка пофондового топографического указателя

Карточка пофондового топографического указателя — карточка специального формата, содержащая сведения о составе коллекции и фондах, в которых она находится.

Предназначена для указания названий фондов, дел и предметов коллекции, а также сведений о лицах, которым эти фонды предоставлены для постоянного или долговременного пользования (лицах, являющихся пользователями коллекций).

В карточке содержится краткое описание фонда. В связи с тем, что карточки пофондовых топографических указателей изготавливаются на плотной бумаге, они предназначены для длительного пользования. Однако по возможности их следует помещать в карточные каталоги.

Содержание

Карточка пофондового топографического указателя отражает топографические сведения об объектах, входящих в состав фондов.

Карточки пофондового топографического указателя в том числе содержат сведения о фонде, из которого были извлечены документы.

В начале карточки указывается архивный шифр фонда, крайние даты документов фонда и количество дел по описи. Карточки размещаются в хронологической последовательности по годам их поступления. При отсутствии в фонде заголовков карточек, составляется аннотация на фонд. Картотеки фондов составляются в архиве по типам (хронологическая, топографическая и др.).

Хронологическая картотека фондов архива группирует документы в хронологическом порядке, начиная от наиболее ранних к более поздним.

Для каждого фонда, имеющего сложную внутреннюю организацию (при наличии нескольких подразделений), используется индивидуальная карточка.

Топографические картотеки служат для розыскании и учета документов, находящихся в различных хранилищах одного архива. Историческим фондам присваивается код.

В карточке пофондового указателя отражаются:

• порядковый номер объекта;
• наименование объекта;
• индекс фондодержателя;
• форма собственности фондохранилища;
• дата обнаружения объекта;
• данные о местонахождении объекта (администрация, наименование подразделения и т. п.);
• описание объекта: вид объекта, количество объектов, площадь объекта, год постройки объекта;
• дата последнего капитального ремонта, состояние объекта (выявлен, открыт, закрыт, находится на реставрации); дата заполнения карточки;
• подпись специалиста, заполнившего карточку;
• фамилия, имя, отчество руководителя подразделения.

Карточка заполняется в виде таблицы.

Применение

Карточка пофондового топографического указателя применяется для нескольких целей.

Во-первых, она позволяет систематизировать все фонды по тематическому принципу, обеспечивая при этом максимальную сохранность музейных материалов и их доступность.

Во-вторых, карточка дает возможность создавать тематические картотеки.

В-третьих, ее применение может позволить выделить в коллекциях архива те предметы, которые нуждаются в специальной атрибуции и в дальнейшем изучении.

В-четвёртых, карточки пофондовых топографических указателей позволяют систематизировать фонды архивов по степени их сложности. Эта систематизация необходима для более оперативной научной обработки фондов, для более четкой организации работы архива и, в конечном счете, для его более эффективной работы.

Алгоритм заполнения карточки пофондового топографического указателя.

В карточке пофондовых топографических указателей нужно указать:

1. Название фонда, или название фонда (фонды по фондам), или номер фонда.
2. Наименование отдела, или номера дел.
3. Номер фонда по книге фондообразователя (ГФ), порядковый номер дел в фонде и заголовок дела, а также номер обложки дела.
4. Заголовок дела или дела (в том числе по фондам).
5. Количество листов в деле.
6. Дата заведения дела (если дело уже начато, то указывается дата его образования).
7. Примечание (необходимое для характеристики фонда).
8. Подпись составителя.
9. Для фондов, где отсутствуют дела, нужно записать название подразделения, где находятся фонды.

Важно!

Карточка пофондового топографического указателя подписывается и заверяется редактором фонда. Карточка топографического фонда является первичным источником информации для построения тематического топографического описания.

Основные виды карточек пофондового топографического указателя

Карточка пофондового топографического указателя отражает материалы, имеющие по отношению к фондовому топографическому указателю служебную принадлежность. Из них в карточках выделяются те, которые имеют служебную информацию для других документов и приложений, и те, которые представляют собой самостоятельные коллекции топографических документов.

Карточки топографического указателя с материалами, имеющими служебную принадлежность, делятся на три вида:

• карточки с материалами, включаемыми в указатели в связи с другими изданиями;
• карточки с оригиналами, выдаваемыми в установленном порядке;
• карточки с копиями архивных или других материалов, которые выдаются из фондов в установленном порядке.

Выводы

Карточки пофондового топографического указателя обязательны к составлению и изданию. Работа с ними не должна отнимать у картографов много времени, поэтому необходимо, чтобы она велась регулярно. Кроме того, при составлении таких указателей следует применять самые современные методы обработки информации — компьютерную графику, составление баз данных и т. д.