Карточка постеллажного топографического указателя

Карточка постеллажного топографического указателя (далее - карточка) - это бланк, который заполняется во время описания документов организации, хранящихся в архиве организации либо в государственных или ведомственных архивах.Топографический указатель - это необходимый документ для точного определения места размещения фондов архивохранилищей. Ее основная функция - быстрое и качественное нахождение необходимых материалов пользователями в архивном фонде.

Как заполняется карточка постеллажного топографического указателя

Карточка заполняется на бланках формата А5, либо формата А6. В ней заполняется лицевая и оборотная сторона. В нее заносятся сведения о месте хранения и документах: номера стеллажей, хранилищ, шкафов, полок; номер описи, регистрационный номер документов, расположенных в блоках «с» и «по», примечания к документам (чаще - отметка о конкретном хранилище в организациях, у которых несколько хранилищ). Карточка заполняется на отдельно взятый стеллаж, она располагается по порядку номеров стеллажей на отдельное помещение. После заполнения карточка прикрепляется к стеллажу на торцевой стороне. Нумерация стеллажей и шкафов начинается от входа и идет сверху вниз и слева направо. Заполнение карточки ведется на бумажном носителе и/или в электронном (автоматизированном) режиме.

Хранение карточек постеллажного топографического указателя. Дополнение новыми сведениями после пополнения фондов архива

Карточка заполняется в двух экземплярах. Один хранится у работника, на которого возложена ответственность по учету и хранению материалов в архиве, второй передается в архивохранилище. Если документ меняет место расположения, информацию о перемещении необходимо своевременно внести в карточку. При необходимости карточка может быть пересоставлена. Изменения в карточку вносятся в следующих случаях: при пополнении фонда новыми документами; при перемещении материалов в архивохранилищах; при выбытии документов (сдача в макулатуру, передача в новый архив и др.)

Какие нормы регламентируют ведение организациями и архивами карточек постеллажных топографических указателей

Требования к форме и оформлению к карточки регламентируются приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 №215 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».